di Sara Adami
I procedimenti legati alla contabilità, alla fatturazione e alla gestione aziendale (magazzino, rapporti con la Pubblica Amministrazione, …) sono in completo rinnovamento: ogni normativa mira al miglioramento tecnologico, ogni prassi tende a diventare elettronica per essere sempre più veloce e più semplice.
Anche la conservazione sostitutiva ha la stessa finalità: questo sistema è la regolamentazione dei processi informatici che rendono legale un documento elettronico attraverso procedure (volute dalla legislazione italiana) che lo trasformano in autentico e non deteriorabile.
A cosa serve la Conservazione sostitutiva
Semplicemente a sostituire la copia cartacea di ogni documento con il suo equivalente in formato digitale. La legge, infatti, prevede che alcune documentazioni debbano essere conservate per diversi anni: rispettare la normativa significa sostenere costi di manutenzione, stampa e archiviazione che, grazie alla conservazione sostitutiva, vengono ridotti in modo ingente sia per le aziende private che per le amministrazioni pubbliche.
Questo sistema mantiene la valenza legale e il valore giuridico di forma e contenuto attraverso la firma digitale, ossia la firma autografata elettronica, e la marca temporale (timestamp), la rappresentazione certificata di orario e/o data che accerta l’avvenimento dell’evento. La somma di questi due dati permette di rendere il documento valido ai fini legali perché da quel momento esso è unico e non modificabile, esattamente come attesta la “data certa” del timbro postale.
Come procedere
La procedura informatica della conservazione sostitutiva delle fatture consente di razionalizzare i sistemi di gestione dei documenti rendendoli pratici attraverso processi automatizzabili. Si realizza in cinque step:
- emissione del documento originale a mezzo software;
- apposizione della firma elettronica qualificata;
- indicizzazione della fattura con associazione dei dati (numero sequenziale, dati cliente e fornitore, specifiche relative al servizio/prodotto);
- inserimento nel lotto di conservazione apposito (solitamente l’archivio è annuale e custodisce i documenti in ordine cronologico);
- chiusura del lotto.
A quel punto la copia cartacea potrà essere eliminata mentre la conservazione dei lotti avverrà per 10 anni con il controllo da parte di una figura che scopriremo meglio nel prossimo articolo, il responsabile della conservazione sostitutiva.
Articolo originale al link: MagicInvoice
