Go to top

Il responsabile della conservazione sostitutiva

di Sara Adami

In ogni procedura che si rispetti ci sono regolamentazioni, processi e regole da seguire con precisione: anche nel caso della conservazione sostitutiva è stata istituita una figura che svolge un ruolo di responsabilità concreta all’interno del sistema di conservazione.

Il responsabile della conservazione sostitutiva può essere una persona fisica o giuridica, è chiamato a definire le politiche procedurali e ad attuarle attraverso una solida mole di competenze. Interno o esterno all’impresa (ad esempio se si è scelto di adottare un’organizzazione che preveda di esternalizzare in outsourcing allora è opportuno che questo ruolo sia affidato a un soggetto esterno), il garante lavora in collaborazione con il responsabile del trattamento della sicurezza, dei dati personali e dei sistemi informativi.

Competenze del responsabile della conservazione sostitutiva

Il suo ruolo comprende capacità legali, informatiche e archivistiche:

  • la definizione dei requisiti da adottare per la conservazione dei documenti e delle procedure di sicurezza;
  • l’organizzazione e la gestione del processo con garanzia di conformità rispetto alla normativa vigente;
  • il mantenimento di un archivio software consultabile in qualunque momento;
  • la verifica e il monitoraggio del funzionamento dei documenti conservati, delle procedure e dei programmi di gestione;
  • la verifica periodica della leggibilità e dell’integrità degli archivi (almeno ogni 5 anni);
  • l’impiego di misure di rilevamento di un eventuale degrado delle documentazioni attraverso verifiche e vigilanza;
  • lo sviluppo del rapporto di versamento e del pacchetto di distribuzione completo di firma elettronica o firma digitale;
  • la predisposizione del manuale di conservazione con aggiornamenti periodici relativi ai cambiamenti procedurali, organizzativi o normativi.

Tutte queste operazioni vanno verificate, controllate e gestite in modo corretto: per questo il responsabile della conservazione sostitutiva può essere il contribuente stesso o una figura (persona, ente o società) da lui designata che diventa referente della tenuta degli archivi e che ha delega di promotore della conservazione. E’ piuttosto comune che le piccole e medie imprese affidino a terzi il servizio di conservazione sostitutiva proprio a causa del gran numero di compiti tecnici da svolgere a livello normativo: saranno a carico del contribuente la responsabilità tributaria e fiscale, a carico del responsabile quella operativa.

 

Articolo originale al link: MagicInvoice

Lascia un commento 

Your email address will not be published. All fields are required.

Questo sito usa Akismet per ridurre lo spam. Scopri come i tuoi dati vengono elaborati.